Übersicht

Mit der Erinnerungsfunktion können Sie sich und andere Benutzer an bevorstehende Termine erinnern lassen. Erinnerungen können per E-Mail oder SMS gesendet werden. Bitte beachten Sie, dass Erinnerungen nur für Termine in der Zukunft eingerichtet werden können. Für vergangene Termine werden keine Erinnerungen mehr versendet.

Es gibt verschiedene Erinnerungsintervalle, die Sie individuell anpassen können. Standardmäßig ist eine Erinnerung 15 Minuten vor dem Termin eingestellt, es sind aber auch Intervalle von 15, 30 oder 60 Minuten sowie bis zu 12 Monate im Voraus möglich.

In diesem Video

https://www.youtube.com/watch?v=4xoFX0zj-p4

erfahren Sie ab Minute 6, wie Sie Erinnerungen per E-Mail und SMS erhalten können.

Empfänger anlegen

1. Öffnen Sie Ihren Kalender über einen Zugriffslink mit Schreibrechten (Administrator- oder Bearbeiter-Link).

2. Erstellen Sie einen neuen Termin.

3. Navigieren Sie in den Termin-Einstellungen zum Bereich Erinnerungen.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfänger anlegen und geben Sie den Namen sowie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

   
   

5. Bestätigen Sie mit Anlegen, um den Empfänger im System zu hinterlegen.

   
   

6. Falls der Empfänger bereits existiert, kann dieser Schritt übersprungen werden.

Erinnerungen anlegen

1. Nachdem ein Empfänger angelegt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um eine neue Erinnerung zu erstellen.

2. Passen Sie das voreingestellte Zeitfenster von 15 Minuten vor dem Termin an, falls gewünscht.

   
   

3. Mehrere Erinnerungen pro Termin und Empfänger sind möglich.

4. Zum Löschen einer Erinnerung klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol.

5. Wählen Sie aus, ob die Erinnerung per E-Mail oder SMS versendet werden soll.

6. Speichern Sie den Termin, damit die Erinnerungen aktiviert und zu den ausgewählten Zeitpunkten versendet werden.

Erinnerungen per E-Mail

1. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt hat.

2. Wählen Sie beim Anlegen der Erinnerung die Versandart E-Mail und speichern Sie den Termin.

   
   

3. Die E-Mail-Erinnerung wird nun zum gewählten Zeitpunkt automatisch versendet.

Erinnerungen per SMS

1. Öffnen Sie den Kalender über den Administrator-Link.

2. Navigieren Sie über das Zahnrad-Symbol oben rechts zu den Einstellungen.

3. Klicken Sie im Reiter Team auf + Neues Teammitglied oder bearbeiten Sie ein bestehendes Teammitglied, indem Sie den grünen Stift ganz rechts neben dem Kontakt auswählen.

   
   

4. Tragen Sie die Telefonnummer des Empfängers ein und speichern Sie die Änderungen.

5. Kehren Sie zur Kalenderansicht zurück und erstellen oder bearbeiten Sie einen Termin.

6. Wählen Sie unter Erinnerungen den Empfänger aus und aktivieren Sie die Versandart SMS.

7. Speichern Sie den Termin, damit die SMS-Erinnerung zur festgelegten Zeit gesendet wird.