Übersicht
Mit der Anmeldungsfunktion ist es Ihnen möglich bestimmte Termine freizugeben. Für die freigegebenen Termine können sich dann Personen mit ausschließlich lesendem Zugriff in einer Teilnahmeliste eintragen. Diese Liste erscheint dann im zugehörigen Termin.
Diese Funktion steht ab der Premium-Version zur Verfügung
Es gibt zwei Szenarien, wie Termineinladungen, Anmeldungen und Buchungen ablaufen können.
Fall 1: Personen als Teilnehmer zu einem neuen oder bestehenden Termin hinzufügen
Wenn Sie einen neuen Termin erstellen, können Sie im Bereich Wer mit dem Klick auf die Schaltfläche Anmeldungen verwalten die Anmeldungsfunktion des Termins einstellen.
Damit die Anmeldung verfügbar ist müssen Sie den grauen Knopf bei Status klicken.
Wenn Sie nun auf Fertig klicken, sehen Sie, dass im Bereich Wer eine neue Liste mit der Bezeichnung Teilnehmer freigeschaltet wurde.
Um Personen zu Ihrem Termin hinzuzufügen, müssen Sie zuerst einen oder mehrere Teilnehmer erstellen.
Dazu klicken Sie auf Teilnehmer anlegen und geben den Namen und die E-Mail-Adresse des neuen Teilnehmers ein.
Sie können nun über das Feld Hinzufügen Ihren erstellten Teilnehmer auswählen und zum Termin hinzufügen.
Mit einem Klick auf das graue Mülleimer-Symbol können Sie einzelne Teilnehmer wieder aus dem Termin entfernen.
Rechts neben dem Teilnehmer sehen Sie das Statussymbol. Es zeigt an, ob Teilnehmer den Termin angenommen oder abgelehnt haben. Initial ist die Rückmeldung aller Teilnehmer ausstehend.
Wenn Sie den neuen Termin speichern erhalten die hinzugefügten Teilnehmer per Email eine Aufforderung zur Bestätigung der Teilnahme. Je nachdem welche Aktion in der Email getätigt wird hat dies Auswirkungen auf die Statusanzeige des Teilnehmers in der Teilnehmerliste.
Fall 2: Externe Personen können sich für Ihren Termin anmelden
Erstellen Sie hierfür wie in Fall 1 beschrieben einen neuen Termin oder bearbeiten Sie einen bereits bestehenden Termin. Klicken Sie im Bereich Wer auf die Schaltfläche Anmeldung verwalten und aktivieren Sie den Status.
Es ergeben sich diverse Anmeldeoptionen, die sich wie folgt gestalten:
Anmeldefrist
Sie können für den Termin eine Anmeldefrist setzen, also einen Zeitpunkt festlegen, bis zu welchem sich die Teilnehmer zu Ihrem Termin buchen können. Wenn Sie den grauen Knopf hier grau lassen, könnten sich die Teilnehmer theoretisch noch bis nach dem Enddatum des Termins eintragen.
Anzahl Teilnehmer
Initial kann sich eine unbegrenzte Anzahl an Teilnehmern zum Termin eintragen. Sie können hier eine beliebige Anzahl eintragen damit die Anzahl an Teilnehmern limitiert wird.
Anmeldungen sind verfügbar für...
Grundsätzlich ist der Termin nur für Nutzer mit Schreibrechten im Kalender zugänglich. Sie können die Anmeldungen aber auch für alle Nutzer sichtbar machen und auswählen, ob die Namen der Teilnehmer öffentlich angezeigt werden oder anonym bleiben sollen. Nutzer mit Schreibrechten können die Teilnehmerliste immer einsehen. Damit sich auch externe Personen anmelden können müssen Sie den Wert Alle Nutzer wählen.
Organisator
Sie können dem Termin einen Organisator zuweisen. Dieser erhält immer eine Benachrichtigung per Mail, wenn sich ein Teilnehmer zu dem Termin an- oder abgemeldet hat. Natürlich können Sie sich als Administrator auch als Organisator benennen.
Details in E-Mails
Sie haben hier die Auswahl zwischen allen Details des Termins oder stark eingeschränkten Details.
Wenn Sie die Einstellungen der Terminanmeldungen nach Ihren Vorstellungen angepasst haben, klicken Sie auf Fertig. Insofern alle Terminhalte stimmen speichern Sie den Termin damit dieser für externe Personen verfügbar wird.
Nun können sich Nutzer über den Leserlink Ihres Kalenders für den Termin anmelden. Den Link können Sie aus dem Bereich Zugriff in den Einstellungen Ihres Kalenders kopieren und zum Beispiel per Mail an beliebig viele Personen weiterleiten. Lese-Berechtigung bedeutet, dass Personen, die über den Lese-Zugriffslink auf Ihren Kalender zugreifen, alle dort eingetragenen Termine ausschließlich mit oder ohne Details lesen können. Leser können Termine nicht bearbeiten und auch keine weiteren Termine hinzufügen.
Insofern nun eine externe Person über den Lese-Zugriffslink den Termin öffnet steht im Bereich Wer ein neuer Knopf mit der Bezeichnung Teilnehmen zur Verfügung. Nach Klick auf Teilnehmen kann per Angabe von Name und Mailadresse eine Teilnahme vorgenommen werden.
Um alle Teilnehmer und deren Teilnahmestatus auf einen Blick einzusehen, kann der Administrator des Kalenders oder Terminmitglieder mit Bearbeitungsrechten die Teilnehmerliste in den Termindetails abrufen. Als Terminorganisator oder Administrator haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmer aus der Teilnehmerliste wieder zu entfernen. Ein entfernter Teilnehmer erhält anschließend eine Bestätigung per Email, dass er von dem Termin ausgetragen wurde.